מרפאות וקליניקות: איך להפסיק לאבד מטופלים שמחפשים תור

הטלפון מצלצל, אבל אתם באמצע טיפול

זה הסיפור הכי נפוץ במרפאות וקליניקות בישראל. רופא שיניים באמצע טיפול שורש. פיזיותרפיסטית באמצע טיפול. פסיכולוגית באמצע פגישה. הטלפון מצלצל ואי אפשר לענות.

ובצד השני? מטופל חדש שמחפש תור. הוא לא ימתין. הוא פותח גוגל ומתקשר למרפאה הבאה ברשימה.

למה מרפאות מפסידות מטופלים

רוב הפניות מגיעות בטלפון

למרות אפליקציות הזמנת תורים, רוב המטופלים בישראל עדיין מעדיפים להתקשר. הם רוצים לשאול שאלות, להבין אם המרפאה מתאימה, לבדוק זמינות. שיחת טלפון נותנת להם ביטחון.

המטפלים עסוקים בטיפולים

מרפאה טיפוסית עם 2-3 מטפלים עושה 15-25 טיפולים ביום. במהלך כל טיפול - אף אחד לא יכול לענות לטלפון. זה חלונות של 30-60 דקות בכל פעם שבהם שיחות הולכות לאיבוד.

מזכירה לא תמיד פתרון

לא כל מרפאה יכולה להרשות לעצמה מזכירה. ובמרפאות שיש בהן מזכירה - היא עסוקה גם בקבלת מטופלים, תיאום, וחיובים. אי אפשר לענות לטלפון ולקלוט מטופל שנכנס מהדלת בו-זמנית.

ג׳יני כמזכירה של המרפאה

ג׳יני מבינה את ההקשר הרפואי ויודעת לדבר עם מטופלים בצורה מקצועית ורגישה.

״שלום, הגעתם למרפאת שיניים ד״ר לוי, מדברת הג׳יני של המרפאה, במה אפשר לעזור?״

ג׳יני שואלת את המטופל:

• שם מלא - לזיהוי
• מה הסיבה לפנייה - טיפול שגרתי, כאב, בדיקה
• מתי נוח - ג׳יני לוקחת העדפה לגבי ימים ושעות
• האם מטופל חדש או קיים - מידע שעוזר לכם להתכונן

הסיכום מגיע לוואטסאפ שלכם תוך שניות, ואתם חוזרים למטופל בין טיפולים כדי לקבוע תור.

מה לגבי שאלות רפואיות?

ג׳יני לא עונה על שאלות רפואיות - ולא צריכה. היא מסבירה בנימוס שהיא תיקח את הפרטים והמרפאה תחזור עם תשובה. זה בדיוק מה שמטופלים מצפים.

המספרים מדברים

מרפאות שמשתמשות בג׳יני מדווחות:

• מענה לכל שיחה - כולל בשעות טיפולים
• פחות מטופלים שהולכים למתחרים - כי מישהו תמיד עונה
• חיסכון של 20-40 דקות ביום - במקום לחזור שיחות ולחפש פרטים
• מטופלים מרוצים יותר - כי מקבלים מענה מיידי

מתאים גם למרפאות קטנות

ג׳יני מתאימה במיוחד למרפאות עצמאיות ולקליניקות קטנות - בדיוק המקומות שבהם אין תקציב למזכירה במשרה מלאה אבל יש צורך אמיתי במענה טלפוני.

החל מ-179 ש״ח/חודש, כל שיחה נענית, כל מטופל פוטנציאלי נתפס, ואתם יכולים להתמקד במה שאתם עושים הכי טוב - לטפל.

נסו ג׳יני בחינם למרפאה שלכם - 7 ימים, בלי התחייבות.