רואי חשבון ויועצי מס: לעבוד בעונת הדוחות בלי להפסיד לקוחות חדשים

כל רואה חשבון בישראל מכיר את התחושה הזו: סוף מרץ, אפריל, מאי. הטלפון מצלצל לאורך כל היום. לקוחות קיימים שצריכים אישורים, מתעניינים חדשים שמחפשים רואה חשבון, נציגים מהמיסים. ובאמצע כל זה, אתם צריכים לסיים דוחות.

זו הסיבה שמשרדי רואי חשבון מפספסים בעונה כל כך הרבה לקוחות חדשים. אין זמן.

למה כל פנייה חדשה חשובה במיוחד

לקוח של רואה חשבון הוא לקוח לטווח ארוך. כשמישהו מצליח להעביר אליכם את הדוחות שלו, הוא נשאר בדרך כלל 5-10 שנים. ערך מצטבר ממוצע ללקוח עצמאי: 15,000-30,000 ש״ח. ללקוח חברה: 50,000-200,000 ש״ח ויותר.

כל פנייה חדשה ש"לא הספקתם לחזור אליה" היא לא רק עסקה אחת שאיבדתם. זה לקוח לעשור.

ובדיוק בעונת הדוחות, כשהשוק רותח ואנשים מחפשים רואה חשבון בלחץ - אתם הכי לא זמינים.

הדינמיקה של מתעניין חדש ברואה חשבון

מי שמחפש רואה חשבון חדש לא בא בגלל בעיה קלה. בדרך כלל יש שם משהו - מישהו שהקים עוסק, חברה שמחפשת רואה חשבון יותר זמין, מישהו שהדוח שלו תקוע, יורש שצריך לטפל בעיזבון.

זה אומר ששתי דברים עובדים נגדכם:

• הוא ממהר - יש לוח זמנים, חבר המליץ, או חרדה. הוא יתקשר ל-3-4 משרדים היום.
• הוא בודק התרשמות - איך אתם מתנהלים בטלפון זה הסימן הראשון לאיכות השירות.

אם הוא מתקשר אליכם ולא עונים, או נותן לו משיבון רובוטי, התחושה שלו: "כנראה הם עמוסים, לא יהיה לי שירות". הוא ממשיך הלאה.

הבעיה הכפולה: דוחות + שיחות

רואה חשבון בשיא העונה עובד 10-12 שעות ביום על דוחות. זה דורש ריכוז עמוק, שעות רצופות מול גיליונות אקסל, מערכת ה-Tax. כל הפסקה לטלפון שוברת את הריכוז ועולה 15-20 דקות לחזור למיקוד.

תוסיפו לזה:

• שיחות מלקוחות קיימים ששואלים שאלות פשוטות שמזכירה הייתה יכולה לענות עליהן
• שיחות מנציגים שצריך לקבל
• שיחות "טכניות" של אישורים, פרטים על דוח, בקשות לשליחת מסמך

המשרד נשאב לטלפון. אתם יוצאים מסוף יום עבודה ומבינים שהתקדמתם בקושי על שני דוחות, כי כל היום הופרעתם.

פתרונות שלא עובדים מספיק טוב

מזכירה בעונה - עולה 6,000-12,000 ש״ח לחודש בעונה, ואחרי שהיא לומדת איך עובד המשרד היא חוזרת הביתה. בעונה הבאה מתחילים מחדש.

מענה אנושי כללי - 600-1,200 ש״ח לחודש, אבל אין הם לא מכירים את המשרד שלכם. כל לקוח מקבל "תקבלו חזרה". זה לא מבדיל אתכם מהמתחרים.

משיבון - הכי גרוע. אנשים פשוט לא משאירים הודעות יותר. הם מתקשרים למשרד הבא ברשימה.

איך ג׳יני נכנסת בדיוק בנקודה הזאת

ג׳יני יודעת לזהות מתעניין חדש מלקוח קיים, יודעת לסנן את השאלות הפשוטות, ולשמור עליכם רק לדברים שבאמת דורשים את תשומת הלב שלכם.

"שלום, הגעתם למשרד רואי חשבון לוי - אני ג׳יני, איך אפשר לעזור?"

ג׳יני שואלת:

• לקוח קיים או פנייה חדשה - מסלולים שונים
• על מה הפנייה - דוח שנתי, ייעוץ, ייצוג, חברה חדשה
• דחיפות - האם זה משהו שיש לו דדליין מול המיסים
• פרטי קשר - שם, טלפון, סוג העסק

למתעניין חדש

ג׳יני מציגה את המשרד בקצרה, אומרת שצוות המשרד יחזור אליו בהקדם, ולוקחת את כל הפרטים. אתם מקבלים סיכום מסודר לוואטסאפ - שם, טלפון, סוג עסק, מה הוא מחפש. אתם מתקשרים אליו בעצמכם בסוף היום או בבוקר אחרי, מצוידים במידע.

ללקוח קיים

ג׳יני יודעת לענות על שאלות אדמיניסטרטיביות שהגדרתם מראש - איך לשלוח מסמך, מה הסטטוס של הדוח שלו, באיזה שלב נמצאים. שאלה רצינית מועברת לסיכום ואתם מתקשרים בחזרה.

כל זה בלי שתיגעו בטלפון

הסיכום מגיע לוואטסאפ העסקי, ממוין לפי סוג ודחיפות. בסוף יום עבודה - או בהפסקת קפה ביניים - אתם רואים מי התקשר, על מה, וחוזרים בסבב מסודר ב-30 דקות במקום שעות.

מה זה אומר על העונה הבאה

משרדי רואי חשבון שמשתמשים בג׳יני מדווחים:

• 20-30 לקוחות חדשים נוספים בעונה - כי כל פנייה נתפסת
• חיסכון של 1.5-2 שעות ביום של עבודה לא יצרנית על הטלפון
• לקוחות קיימים מרוצים יותר - מקבלים מענה מיידי גם כשאתם בדוח
• אפס תלות בשכירות מזכירה עונתית - ג׳יני עובדת כל השנה

מתאים לכל גודל משרד

החל ממשרד של רואה חשבון יחיד ועד משרדי רואי חשבון עם 30+ עובדים. ג׳יני עובדת לפי החוקים שאתם מגדירים, התסריט שלכם, ושפת המשרד.

החל מ-179 ש״ח/חודש - פחות מאשר רבע שעה אחת של חיוב לקוח שאיבדתם.

נסו ג׳יני בחינם במשרד שלכם - 7 ימים, בלי התחייבות. בדיוק לקראת העונה.